Scrivere un’e-mail è forse un’azione scontata, ma non è scontato scriverla bene. Come sempre il galateo ha le sue regole, anche in fatto di e-mail. Sì, perché l’e-mail ha una sua identità particolare: non è immediata come una telefonata, dalla quale si può percepire il tono e il colore della voce di una persona, e non è neppure formale come una lettera cartacea. Ecco perché per scrivere correttamente un’email, di lavoro e non solo, è importante ricordare questi consigli di buona educazione:

1. Non dimenticare l’oggetto

È la parte più importante dell’email, quasi un biglietto da visita con cui presenti il contenuto. L’oggetto riassume il senso dell’email ed è importante che sia preciso, efficace e sintetico. Meglio evitare di scrivere URGENTE (soprattutto se non è vero!) e usare in modo appropriato le lettere in maiuscolo e minuscolo.

2. Non sbagliare il Cc

Esiste una differenza tra Cc e Ccn ed è molto importante conoscerla! Oltre al campo dedicato chi dovrà ricevere l’email, indicato con “A:”, esistono i campi Cc e CCn. Il campo Cc, ossia copia conoscenza, serve a inserire un’altra persona nell’email per farle avere conoscenza del contenuto; il campo Ccn è una copia conoscenza nascosta, che permette di inviare l’email a più persone senza diffondere a chiunque sia in copia l’indirizzo personale dei nostri contatti. Attenzione però alle risposte! Capita spesso di ignorare i Cc e dunque rispondere solo a che ha inviato o al contrario rispondere a tutti gli indirizzi anche se non è necessario: evita le leggerezze.

3. Apertura e chiusura

Ci sono 3 cose che non possono mai mancare in un’email efficace e ben scritta: i saluti in apertura e i ringraziamenti e la firma in chiusure. Se dimenticherai anche solo una di queste cose, magari perché di fretta o per distrazione, la tua email potrebbe sortire l’effetto contrario a quello sperato, risultare fastidiosa e addirittura spingere l’altra persona a non ricontattarti. 

Il consiglio in più:

Rispondere. Sempre. Anche solo per dire che l’e-mail è stata ricevuta e si risponderà in modo articolato in un altro momento. Non avere tempo di rispondere neppure, oltre che scortese, è davvero da loser! Attenzione però all’orario (di invio e di risposta): e-mail di lavoro vanno inviate solo in orario di lavoro e comunque mai oltre le 22 e non di domenica!

Prima di sembrare maleducato/a rivedi l’email!